第一章　总　则

第一条　学生档案是指学生从高考、中考录取入校到毕业期间所形成的各种文件材料，是学生在校学习、生活、成长的真实记录。学生档案管理旨在对学生在校期间所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。

第二条　为适应学校学生档案管理工作的需要，实现学生档案管理动态化、标准化、规范化、科学化，确保学生档案的安全及管理的严肃性、连续性和完整性，特制定本办法。

第三条　本着为培养人才服务、为社会服务的原则，学生档案实行集中统一管理的办法，维护学生档案的完整与安全。

第二章　学生档案管理原则

第四条 学生档案由学生工作处安排学生档案管理员（专人）负责归档管理，各班级辅导员应积极做好学生档案材料的收集工作。学校将定期或不定期地组织有关部门对辅导员学生档案收集工作进行检查或抽查。

第五条 学生档案管理员应相对稳定，工作中要坚持原则，忠于职守，严守保密纪律，不断提高档案管理业务知识和实际操作技能。

第六条 学生档案管理员对档案材料要及时收集、动态管理，据实立档，据实用档，对所收集的材料，一定要做到材料齐全，内容真实，签署完备。

第三章　学生档案归档内容

第七条　学生档案材料的收集工作，直接关系到学生档案的完整性和学生的切身利益。因此，学生档案应包含以下材料：

（一）高考档案：含高职高专报名表、高中毕业生登记表、入团（党）材料等；学生党员材料暂交各有关支部管理，团员材料暂交团委管理，学生毕业前再归入档案；

（二）新生入学体检表；

（三）学生情况登记表；

（四）学生学籍变动材料：包括学生休学、停学、退学、复学的有关申请材料及文件；

（五）学生在校期间的各种奖惩材料：奖励限校级及校级以上（含奖学金及各类先进个人奖励等）；处分为警告以上（含警告）；处分鉴定材料一并归入。

（六）学生在校期间党团籍材料：包括入团志愿书、入党志愿书、入党申请书、入党积极分子考察表、思想汇报、外调材料、预备党员考察表、转正申请和党组织对写过入党申请书的积极分子的鉴定等（入党、入团材料由各二级学院在学生毕业前分别到本支部部、团委领取后归档）；

（七）毕业生档案材料：包括毕业生登记表(须加盖学院公章)等。

（八）其他应当归档的有关重要材料

第四章　学生档案归档时间

第八条　新生入学后应将本人高考、中考档案于一周内转至辅导员，由辅导员收齐后交学生档案管理员。

第九条　学生工作处接收新生档案后，更换为我校统一印制的档案袋，根据班级、学号等对新生档案进行审核、整理、编号。新生档案的建档工作自新生入学之日起两个月内完成。

第十条　学生在校期间各种校级奖惩材料及学籍变动材料，于文件下发之日起一周内由辅导员送学生工作处档案管理员归档。

第十一条　学生入团材料由二级学院在学生毕业前到校团委领取后归入档案；学生入党材料由各二级学院在学生毕业前到组织人事处领取后归入档案。

第十二条　其他各类材料要及时收集，及时归档。

第五章　毕业生档案的管理

第十三条　毕业生档案资料由各二级学院辅导员在学生毕业前整理交学生工作处学生档案管理员。学生档案管理员根据校企合作与就业处开具的处理通知进行毕业生档案转递手续。

第十四条　毕业生档案处理方式

毕业生领取毕业证后，须到校企合作与就业处进行档案处理，非本人处理请出示委托书。

（一）就业单位能够接受毕业生档案且已经签订就业协议书的，毕业生可直接到校企合作与就业处办理集中派遣，由学校就业处集中办理报到证后交学生档案管理员邮寄或毕业生来校领取；

（二）无就业单位或就业单位不能接收毕业生档案的可以采取两种方式处理档案：一是托管，在领取毕业证后到校企合作与就业处签订托管合同，学生档案管理员将为毕业生统一将档案托管到湖南省大中专就业指导中心，毕业生以后如需移转档案可直接联系省就业指导中心；二是申请回原籍，申请回原籍的毕业生到校企合作与就业处进行登记，校企合作与就业处到湖南省大中专毕业生就业指导中心办理毕业生回原籍报到证，学生档案管理员根据校企合作与就业处提供的原籍报到证地址办理毕业生档案转递手续。

第十五条　为方便学生就业，对未落实工作单位的学生，经本人申请，根据国家有关就业政策，经校企合作与就业处批准可为其暂时保留档案2年。

第六章 学生档案管理要求

第十六条　归档的材料统一用碳素墨水或黑墨水书写，除传真件需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

第十七条　档案整理过程中，要将档案袋内有关材料名称填写到档案袋封面目录一栏内，材料名称要求填写完整、规范，并且保持内外名称一致、顺序一致，具体材料以时间先后为序。

第十八条　学生档案管理员要经常检查学生档案，防止火烧、虫咬、水湿、磨损、丢失、混乱等现象。

第十九条　学生档案管理员如发生工作变动，应及时做好档案的交接手续。

第二十条　学生工作处要完善档案管理硬件设施，提高档案保管与存放的条件，以确保档案管理的安全性及严肃性。

第七章　学生档案查（借）阅规定

第二十一条　辅导员或有关部门因工作需要查询、借阅档案的，须批准同意办理登记手续后方可查（借）阅学生档案。

第二十二条　借阅档案人员要遵守保密制度，不得私自复印、拍照，不得在材料上批注、打问号、划线、剪裁等。

第二十三条　借阅的档案要妥善保管，不得遗失，不得交给无关人员翻阅或自行转借，不得转交他人代为归还。

第二十四条　毕业学生档案，原则上只能查阅，若有特殊情况需借阅档案，必须经学生工作处批准。

第二十五条　校外单位因工作需要查阅学生档案时，必须由二人同时持单位介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，经学生工作处批准后方可在校内查阅。

第二十六条　在校学生不得查阅档案。

第八章　学生档案管理的检查

第二十七条 为了及时发现档案保管工作中存在的问题，防患于未然，不断改进和完善档案管理工作，学校将对学生档案管理工作进行检查。

第二十八条 对检查中发现的问题要采取措施及时补救；凡有违反有关管理规定而造成危害和损失的，要严肃查处。

第九章　附　则

第二十九条 本办法自发布之日起执行。解释权归学生工作处。